Abdeckung aller Bedürfnisse
Die Lösungsvariante 3 schliesst die Erstellung von Dokumenten mit individuellen und komplexen Layouts aus. Daher wird der InDesign-Teil von Lösungsvariante 1 ebenfalls zur Umsetzung empfohlen. Dieser beinhaltet
- die flächendeckende Lizenzerweiterung des InDesign Plugins MadeToTag und
- den Ausbau des Schulungsangebots für die Erstellung von barrierefreien PDFs aus InDesign.
Evaluation Headless System
Die Einführung eines Headless Systems ist nicht nur von den hier erwähnten Faktoren abhängig und bedarf einer gründlichen Planung und der Einhaltung der Beschaffungsregeln. Die Umsetzung der Lösungsvariante 3 erfolgt durch Aufnahme der Anforderung der Anbindung an ein PrintCSS-Renderer. Zeitlich ist sie abhängig von der Evaluation des bestehenden, respektive eines neuen standardisierten CMS in der Bundesverwaltung.
Evaluation PrintCSS-Renderer
Für die Auswahl des am besten geeigneten PrintCSS-Renderers soll der Funktionsumfang der verschiedenen Anbieter verglichen werden. Die in Lösungsvariante 2 genannten Produkte unterstützen alle die Ausgabe eines PDF/UA konformen Dokuments. Dies muss zusammen mit weiteren Anforderungen geprüft werden. Dazu kommen Kriterien wie die Konditionen der Lizenzbeschaffung, Maintenance und Support.
Für ein besseres Benutzererlebnis braucht es eine gerenderte Vorschau, die das Resultat im Headless System anzeigt, bevor es definitiv erstellt wird.
Im Falle von Prince gibt es, nebst dem Einsatz eines eigenen Servers, die Möglichkeit der SaaS-Lösung1 Docraptor.com. Hier gilt es herauszufinden was passender ist.
Als optionale Empfehlung kann eine zusätzliche, print-optimierte Ausgabe umgesetzt werden. Diese Daten werden dann automatisiert für das Print-on-Demand-Verfahren2 zur Verfügung gestellt.
PrintCSS-Anbindung planen und entwickeln
Die Anbindung muss konzipiert und spezifiziert werden. Die wichtigsten Eckpunkte sind:
- Konvertierung nach HTML mit korrekt zugewiesenem CSS
- Einbindung einer Vorschau im Headless System
- Der Weg des Datentransports (Routing) und die Ablage der generierten Daten
(Weiter-)Entwicklung eines Rollen-/Rechtekonzepts
Das bestehende Rollen- und Rechtekonzept muss auf die neue Dokumentengenerierung abgestimmt werden. Je nach Amt wird es viele neue Nutzer:innen des Content Management Systems geben. Für eine einfachere Wartung sollte, wenn möglich, ein Konzept für die ganze Bundesverwaltung gefunden werden.
Planung und Entwicklung von Stylesheets
Da es über die ganze Bundesverwaltung ein gültiges Corporate Design Bund gibt, können ein paar wenige Stylesheets einen grossen Teil abdecken. Dies wird aber nicht reichen, da die einzelnen Verwaltungseinheiten eigene Bedürfnisse haben. Hier wird die organisatorische Herausforderung nicht zu viele eigene Lösungen zu entwickeln damit die Benutzung noch übersichtlich und effizient bleibt.
Schulungen planen und durchführen
Der Schulungsbedarf wird insbesondere bei der Nutzung des Headless Systems gross sein. Aufgrund der Masse lohnt sich die Schulung intern durch Webadministratoren, Floorwalker3 und Superusern zu organisieren.
Für die Wartung der Stylesheets, des Systems und der Schnittstellen braucht es IT-spezifische Weiterbildungen oder Rekrutierungen. Nach der Projektzeit müssen allenfalls ergänzend Verträge mit externen Dienstleistern geschlossen werden.
Weiterer Ausbau evaluieren und planen
Für eine nachgelagerte Phase kann die Aufnahme von spezifischen und komplexen InDesign-Layouts geprüft werden. Im Falle von livingdocs wurden bereits Erfahrungen gemacht, indem das Redaktionssystem Woodwing an das System angebunden wurde. Woodwing ermöglicht es Inhalte in InDesign-Vorlagen abzufüllen und diese weiter zu bearbeiten.
Dies bedeutet, dass ein weiteres komplexes und umfangreiches System eingeführt wird. Dieser hohe Ressourcenaufwand muss mit dem effektiven Nutzen abgestimmt werden.